УТВЕРЖДЕНО

Решением Правления

Нотариальной палаты

Кабардино-Балкарской Республики

(Протокол от 21.11.2023  № 17/23)

 Положение

о порядке выдачи из нотариального архива

Нотариальной палаты Кабардино-Балкарской Республики

архивных копий нотариальных документов, номенклатурных дел,

предоставления архивных справок и иных сведений

Настоящее положение разработано и принято в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации о нотариате, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов, утвержденными приказом Минюста от 14.12.2023 № 395, Уставом Нотариальной палаты Кабардино-Балкарской Республики и Положением о нотариальном архиве Нотариальной палаты Кабардино-Балкарской Республики.

1. Общие положения

1.1. Нотариальным архивом выдаются (представляются):

— сведения о наличии (отсутствии) в нотариальном архиве запрашиваемой информации (документов);

— архивная справка, содержащая запрашиваемую информацию, с указанием архивных документов, на основании которых она составлена. В архивной справке допускается цитирование документов;

— архивная копия нотариального документа;

— оригиналы архивных нотариальных документов;

— наследственные дела (для возобновления);

— иные номенклатурные дела.

1.2. Нотариальный архив выдает документы и сведения, предусмотренные п.1.1 настоящего Положения, лицам, указанным в ст.ст.5 и 52 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, а также иным лицам, предусмотренным настоящим Положением.

1.3. Сроки выдачи архивных копий нотариальных документов, номенклатурных дел, предоставления архивных справок, исполнения запросов:

— исполнение запросов органов государственной власти, органов местного самоуправления, нотариусов – не более 5 рабочих дней со дня получения запроса;

— исполнения запроса на поиск документа и подготовку его копии – не более 5 рабочих дней со дня получения оплаты за услуги нотариального архива;

— выдача архивной справки –  не более 5 рабочих дней со дня получения оплаты за услуги нотариального архива;

— исполнения запроса о предоставления иной информации из нотариального архива – не более 5 рабочих дней со дня получения запроса;

— исполнение требований суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными, гражданскими или административными делами – не более 5 рабочих дней со дня получения требования, в отдельных случаях, предусмотренных законом – незамедлительно.

— выдача нотариусу наследственного дела для возобновления по запросу лица (рекомендуемый образец приведен в приложении N 1 к настоящему Положению), желающего получить свидетельство о праве на наследство (свидетельство о праве собственности на долю в общем имуществе супругов) – не более 2 рабочих дней со дня получения запроса.

1.4. При затрудненном поиске в отсутствие точных данных срок исполнения запросов и выдачи запрашиваемых документов и (или) информации может быть увеличен до 30 календарных дней.

Об увеличении срока исполнения запроса или требования работник нотариального архива уведомляет заявителя не позднее 5-ого рабочего дня с момента получения запроса, оплаты за услуги нотариального архива.

2. Особенности выдачи архивных копий нотариальных документов, номенклатурных дел, предоставления архивных справок и иных сведений.

Порядок фиксирования факта предоставления/отказа в предоставлении запрашиваемых сведений и/или документов.

2.1. Сведения о наличии (отсутствии) в нотариальном архиве запрашиваемой информации (документов), архивная справка, архивная копия нотариального документа выдаются в соответствии с письменным запросом (Приложение № 1 к настоящему Приложению) или поступившем требованием:

— заявителям (лицам, обращавшимся за совершением этого нотариального действия самостоятельно или через представителя), если иное не предусмотрено Основами;

— нотариусу, в том числе нотариусу, сдавшему наследственное дело на хранение в нотариальный архив (для возобновления);

— органам государственной власти, органам местного самоуправления;

— суду, прокуратуре, органам следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными, гражданскими или административными делами;

— судебным приставам-исполнителям в связи с находящимися в их производстве материалами по исполнению исполнительных документов;

— иным лицам в соответствии с действующим законодательством.

2.2. Сведения о наличии (отсутствии) в нотариальном архиве запрашиваемой информации (документов), архивная справка, архивная копия нотариального документа выдаются на основании письменного распоряжения заведующего нотариальным архивом в виде резолюции.

2.3. Оригиналы архивных нотариальных документов выдаются по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными, гражданскими или административными делами  на основании письменного распоряжения заведующего нотариальным архивом.

2.4. Номенклатурные дела выдаются по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными, гражданскими или административными делами на основании письменного распоряжения заведующего нотариальным архивом.

2.5. Факт выдачи сведений о наличии (отсутствии) в нотариальном архиве запрашиваемой информации (документов) в письменном виде, архивной справки, архивной копии нотариального документа из нотариального архива регистрируется в электронном журнале обращений в нотариальный архив (Приложение №2).

2.6. Письменные обращения, поступающие в нотариальный архив, формируются в номенклатурное дело нотариального архива Нотариальной палаты Кабардино-Балкарской Республики на бумажном носителе.

2.7. Ответы на запросы в форме документа на бумажном носителе направляются (представляются) уполномоченным работником нотариального архива способом, указанным заявителем в запросе.

2.8. Система учета выдачи документов из нотариального архива ведется в электронном виде.

2.9. При изъятии подлинников нотариальных документов в дело помещается заверенная карта-заместитель (Приложении №3 к настоящему Порядку).

2.10. При выдаче или изъятии номенклатурных дел составляется заверенная карта-заместитель номенклатурного дела (единицы хранения) (Приложение №4 к настоящему Порядку).

2.11. При возвращении дела карта-заместитель изымается и помещается в соответствующее номенклатурное дело нотариального архива Нотариальной палаты Кабардино-Балкарской Республики. Карта-заместитель хранится нотариальном архиве до минования надобности.

2.12. При изъятии номенклатурных дел: реестра, журнала, книги, на их место подшиваются копии, заверенные подписью заведующего нотариальным архивом и печатью нотариальной палаты для архивных документов.

2.13. Перед выдачей и при возвращении документов в нотариальный архив:

— проверяются нумерация листов и состояние каждого выданного документа;

— состояние документов, возвращаемых в нотариальный архив, проверяется в присутствии лица, возвращающего их;

— при обнаружении недостачи документов или отдельных листов в них, а также повреждений документов работник нотариального архива сообщает об этом заведующему нотариальным архивом и отражает данный факт в карте-заместителе.

2.1.4. Нотариус, получивший из нотариального архива наследственное дело для возобновления производства, после выдачи всех требуемых заявителем нотариальных документов (свидетельство о праве на наследство, свидетельство о праве собственности, выдаваемое пережившему супругу) в течение трех рабочих дней возвращает  наследственное дело в нотариальный архив, то есть, к месту его хранения.

3. Порядок составления архивной справки и оформления архивной копии нотариального документа.

3.1. Архивная справка оформляется на бланке нотариальной палаты с обозначением названия «Архивная справка».

3.2. Архивная справка подписывается уполномоченным работником нотариального архива и заверяется печатью нотариальной палаты для архивных документов.

3.3. Архивная справка, подготовленная в форме электронного документа в формате pdf, подписывается квалифицированной электронной подписью работника нотариального архива.

3.4. В тексте архивной справки данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточности в названии, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («так в документе», «так в тексте оригинала»).

3.5. В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором (создателем документа), не поддающиеся прочтению места текста документа («так в тексте оригинала», «в тексте неразборчиво»).

3.6. В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии.

3.7. В архивной справке должно быть указано, в каком номенклатурном деле хранится документ, являющийся основанием для ее составления, или какое номенклатурное дело является основанием для ее составления.

3.8. В архивной справке, объем которой превышает один лист, все листы должны быть прошиты, пронумерованы и заверены печатью нотариальной палаты для архивных документов.

3.9. Архивная копия, воспроизводящая архивный документ, изготовляется на бумажном носителе либо в электронной форме.

3.10. Архивная копия на бумажном носителе заверяется работником нотариального архива и печатью нотариальной палаты для архивных документов, а изготовленная в электронной форме архивная копия подписывается квалифицированной электронной подписью работника нотариального архива.

3.11. Архивная справка в электронной форме и архивная копия в электронной форме направляются (предоставляются) заявителю по указанному им адресу электронной почты либо в его личный кабинет в единой информационной системе нотариата.

3.12. Электронный документ, подлежащий направлению (предоставлению), прикладывается к записи о его регистрации в электронном журнале обращений в нотариальный архив.