УТВЕРЖДЕНО

Решением Правления

Нотариальной палаты

Кабардино-Балкарской Республики

(Протокол от 21.11.2023   № 17.23)

                    Инструкция  по порядку уничтожения нотариальных документов нотариального архива Нотариальной палаты Кабардино-Балкарской Республики  по истечении срока хранения

Настоящая инструкция разработана и принята в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов, утвержденными приказом Минюста России от 14.12.2023 №395, Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными приказом Минюста России от 14.12.2023 № 394, Типовой номенклатурой дел нотариуса, утвержденной  приказом Минюста России от 14.12.2023 №393, и локальными актами Нотариальной палаты Кабардино-Балкарской Республики.

1. Подлежат отбору и уничтожению:

— нотариальные документы в составе номенклатурных дел – по истечении срока хранения, установленных Типовой номенклатурой дел нотариуса[1];

— номенклатурные дела, переданные на хранение в нотариальный архив, — по истечении сроков хранения, установленных Приложением № 4 к Правилам нотариального делопроизводства[2];

— номенклатурные дела, переданные на хранение в нотариальный архив, — по истечении сроков хранения, установленных Примерной номенклатурой дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой[3] (если эти сроки хранения не превышают сроки хранения, установленные Типовой номенклатурой дел нотариуса и Приложением № 4 к Правилам нотариального делопроизводства);

— номенклатурные дела, переданные на хранение в нотариальный архив, для которых срок хранения не был предусмотрен Примерной номенклатурой дел, Типовой номенклатурой дел нотариуса и Приложением № 4 к Правилам нотариального делопроизводства – по истечении 5 лет после года формирования номенклатурных дел.

2. В первую очередь подлежат уничтожению номенклатурные дела временного (до 10 лет) срока хранения:

— переданные по акту приема-передачи дел, сформированному на бумажном носителе и подписанному нотариусом, занимающемся частной практикой, на временном хранении у которого находились номенклатурные дела нотариуса, сложившего полномочия, срок хранения которых истек;

— переданные по акту приема-передачи дел, сформированному на бумажном носителе и подписанного членами комиссии (в случае, когда передаются номенклатурные дела нотариуса, занимавшегося частной практикой, который был освобожден от полномочий по решению суда либо полномочия которого были прекращены в связи с его смертью), срок хранения которых истек.

3. Срок хранения номенклатурного дела исчисляется в годах, начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором производство по делу было окончено.
4. Отбор документов для выделения к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, проводится ежегодно путем полистного просмотра дел.
5. Не допускается отбор документов для уничтожения только на основании заголовков дел.
6. Для отбора документов к уничтожению нотариальная палата вправе создать экспертную комиссию по определению научно-исторической ценности нотариальных документов, срок хранения которых может быть увеличен решением руководителя нотариальной палаты.
7. По истечении срока временного хранения номенклатурные дела, переданные в нотариальный архив, уничтожаются по акту о выделении к уничтожению документов (приложение №1).
8. Акт о выделении к уничтожению документов составляется и подписывается заведующим нотариальным архивом и утверждается руководителем экспертной комиссии Палаты.
9. Дела, отобранные для уничтожения, должны быть уничтожены в течение 30 календарных дней со дня утверждения акта.
10. Дела уничтожаются любым доступным способом, отвечающим требованиям о неразглашении содержащейся в них информации и невозможности восстановления текста уничтоженных документов.
11. В картотеке нотариального архива делается отметка о дате и способе уничтожения нотариальных документов.

[1] Типовая номенклатура дел нотариуса, утвержденная  приказом Минюста от 14.12.2023 № 393.

[2] Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Минюста от 14.12.2023 № 394.

[3] Примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, утвержденная приказом Минюста России от 19.12.2013 № 229.