УТВЕРЖДЕНО

Решением Правления

Нотариальной палаты

Кабардино-Балкарской Республики

(Протокол от 21.11.2023   № 17.23)

  Положение

о порядке приема-передачи номенклатурных дел

в нотариальный архив

Нотариальной палаты Кабардино-Балкарской Республики

1. Общие положения

1.1. Нотариальный архив осуществляет хранение, комплектование, учет и использование нотариальных документов.

1.2. Нотариальный архив принимает:

— нотариальные документы в составе номенклатурных дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, образовавшиеся в процессе деятельности нотариуса, занимающегося частной практикой (далее – нотариальные документы);

— иные номенклатурные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, образовавшиеся в процессе деятельности нотариуса, занимающегося частной практикой, перечень которых утверждается решением Правления Нотариальной палаты Кабардино-Балкарской Республики (далее – иные номенклатурные дела);

— оконченные производством номенклатурные дела нотариусов, занимавшихся частной практикой, сложивших полномочия, находившиеся на временном хранении у нотариуса, занимающегося частной практикой (вне зависимости от сроков хранения);

— оконченные производством номенклатурные дела нотариуса, занимавшегося частной практикой, который был освобожден от полномочий по решению суда либо полномочия которого были прекращены в связи с его смертью (вне зависимости от сроков хранения).

1.3. Нотариальный архив осуществляет прием:

1.3.1 на основании Графика, ежегодно утверждаемого решением Правления Нотариальной палаты Кабардино-Балкарской Республики

— нотариальные документы в составе номенклатурных дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, образовавшиеся в процессе деятельности нотариуса, занимающегося частной практикой, производство по которым окончено до 01 января 2022 года.

— иные номенклатурные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, образовавшиеся в процессе деятельности нотариуса, занимающегося частной практикой, производство по которым окончено до 01 января 2022 года;

— оконченные производством номенклатурные дела нотариусов, занимавшихся частной практикой, сложивших полномочия, находящиеся на временном хранении у нотариуса, занимающегося частной практикой (вне зависимости от сроков хранения).

1.3.2. на основании Графика, ежегодно утверждаемого Президентом Нотариальной палаты Кабардино-Балкарской Республики:

— нотариальные документы в составе номенклатурных дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, образовавшиеся в процессе деятельности нотариуса, занимающегося частной практикой, производство по которым окончено до 01 января года, в котором они подлежат передаче в нотариальный архив ;

— иные номенклатурные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, образовавшиеся в процессе деятельности нотариуса, занимающегося частной практикой, производство по которым окончено до 01 января года, в котором они подлежат передаче в нотариальный архив;

1.3.3. в течение двух месяцев со дня прекращения полномочий нотариуса:

— оконченные производством номенклатурные дела нотариуса, занимавшегося частной практикой, который был освобожден от полномочий по решению суда либо полномочия которого были прекращены в связи с его смертью:

— оконченные производством номенклатурные дела нотариуса, занимавшегося частной практикой, при сложении полномочий по собственной инициативе либо в связи с достижением возраста 75 лет, в том числе оконченные производством и находящиеся у нотариуса на временном хранении номенклатурные дела нотариуса, занимавшегося частной практикой и прекратившего полномочия .

2. Порядок приема и учета номенклатурных дел, в состав которых входят нотариальные документы, и иных номенклатурных дел, подлежащих передачи в нотариальный архив.

2.1. При приеме на хранение номенклатурных дел нотариуса работник нотариального архива:

— в присутствии нотариуса проверяет соответствие акту приема-передачи номенклатурных дел нотариуса в ЕИС за определенный год и принимаемых от нотариуса номенклатурных дел на бумажном носителе;

— в присутствии нотариуса проверяет соответствие составленному на бумажном носителе акту приема-передачи номенклатурных дел нотариуса, сложившего полномочия, и находившиеся на временном хранении у нотариуса, занимающегося частной практикой, и принимаемых от нотариуса номенклатурных дел на бумажном носителе;

— в присутствии комиссии проверяет соответствие составленному на бумажном носителе акту приема-передачи номенклатурных дел нотариуса, занимавшегося частной практикой, который был освобожден от полномочий по решению суда либо полномочия которого были прекращены в связи с его смертью, и принимаемых от комиссии номенклатурных дел на бумажном носителе.

2.2. В актах приема-передачи номенклатурных дел, составленных на бумажном носителе, работником нотариального архива делаются отметки о состоянии дел: удовлетворительное или неудовлетворительное (ветхое), а также отражаются факты отсутствия дел.

2.3. Сведения о приеме номенклатурных дел нотариуса в нотариальный архив вносятся в картотеку нотариального архива.

2.4. Картотека нотариального архива ведется в электронной форме на основании:

— сведений акта приема-передачи дел, сформированного в Единой информационной системе нотариата (далее – ЕИС) и подписанного квалифицированными электронными подписями нотариуса и работника нотариального архива;

— сведений акта приема-передачи дел, сформированного на бумажном носителе и подписанного нотариусом, занимающемся частной практикой, на временном хранении у которого находились номенклатурные дел нотариуса, сложившего полномочия, и работником нотариального архива;

— сведений акта приема-передачи дел, сформированного на бумажном носителе и подписанного членами комиссии и работником нотариального архива[1].

2.4. Картотека нотариального архива состоит из учетных карточек номенклатурных дел, переданных в нотариальный архив на бумажном носителе.

2.3.1. Учетная карточка архивного хранения номенклатурных дел  составляется по каждому году отдельно и включает следующие сведения:

фамилию, имя, отчество (при наличии) нотариуса, передавшего дела на хранение;

фамилию, имя, отчество (при наличии) нотариуса, в процессе деятельности которого были сформированы номенклатурные дела (в случае передачи номенклатурных дел нотариуса, сложившего полномочия, нотариусом, занимающимся частной практикой, на временном хранении у которого находились указанные дела);

фамилию, имя, отчество (при наличии) нотариуса, в процессе деятельности которого были сформированы номенклатурные дела (в случае передачи комиссией номенклатурных дел нотариуса, занимавшегося частной практикой, который был освобожден от полномочий по решению суда либо полномочия которого были прекращены в связи с его смертью);

год, за который приняты номенклатурные дела;

индексы дел, переданных на хранение, предусмотренные номенклатурой дел нотариуса в соответствии с Правилами нотариального делопроизводства;

индексы дел, присвоенные до переформирования номенклатурных дел работником нотариального архива[2];

количество томов (единиц хранения);

номер стеллажа, полки и контейнера, в которых хранятся номенклатурные дела нотариуса за каждый год;

сведения об использовании номенклатурных дел,  в состав которых входят нотариальные документы, и иных номенклатурных дел (выемка, изъятие и пр.);

сведения о состоянии номенклатурных дел,  в состав которых входят нотариальные документы, и иных номенклатурных дел (удовлетворительное или неудовлетворительное (ветхое)).

3. Порядок хранения номенклатурных дел, в состав которых входят нотариальные документы, и иных номенклатурных дел.

3.1. Хранение номенклатурных дел, в состав которых входят нотариальные документы, и иных номенклатурных дел (далее – архивных документов), в нотариальном архиве обеспечивается реализацией комплекса мероприятий, направленных на поддержание архивных документов в оптимальном физическом состоянии, минимизацию рисков их порчи и (или) утраты.

3.2. Мероприятия, направленные на поддержание архивных документов в оптимальном физическом состоянии:

3.2.1. предоставление изолированных помещений для размещения архивных документов и проведения работ, связанных с архивным хранением, оснащенных средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией, оборудованием для хранения документов;

3.2.2. соблюдение противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенических режимов, установленных действующим законодательством;

3.2.3 выполнение требований к размещению документов в помещении нотариального архива — специально оборудованном хранилище (помещении) для хранения архивных документов, установленных действующим законодательством;

3.2.4. проведение проверки наличия и состояния сохранности архивных документов;

3.2.5. описание и своевременная постановка архивных документов на учет;

3.2.6. применение информационной архивной системы (картотека нотариального архива) для учета архивных документов.

3.2.7. Нотариальный архив размещается в здании палаты и в отдельных изолированных  помещениях.

3.3. Посторонние лица допускаются в помещение нотариального архива только с разрешения заведующего нотариальным архивом и в присутствии работника нотариального архива.

3.4. Стеллажи, контейнеры и полки в помещении нотариального архива нумеруются. Стеллажи и контейнеры нумеруются слева направо от входной двери, а полки на стеллажах — сверху вниз.

3.5. Нотариальные документы на бумажном носителе размещаются в первичных средствах хранения: в коробках и (или) папках.

3.6. На первичное средство хранения нотариальных документов наносятся способом, позволяющим бесконтактно идентифицировать такой документ:

фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, передавшего дела на хранение;

фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, в процессе деятельности которого были сформированы номенклатурные дела (в случае хранения документов нотариуса, чьи полномочия прекращены, иным нотариусом и передачи им нотариальных документов в нотариальный архив);

фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, в процессе деятельности которого были сформированы номенклатурные дела (в случае передачи комиссией номенклатурных дел нотариуса, занимавшегося частной практикой, который был освобожден от полномочий по решению суда либо полномочия которого были прекращены в связи с его смертью);

индексы дел, переданных на хранение, предусмотренные номенклатурой дел нотариуса в соответствии с Правилами нотариального делопроизводства.

3.7. Нотариальные документы, изъятые у нотариуса до передачи в нотариальный архив в соответствии со ст. 5 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, подлежат возврату в нотариальный архив:

3.7.1. судом, прокуратурой, органами следствия  — в случае, если к моменту возврата нотариальных документов соответствующее номенклатурное дело передано в нотариальный архив, а нотариус, в производстве которого находились номенклатурные дела, в состав которых входили изъятые нотариальные документы, прекратил осуществления нотариальной деятельности;

3.7.2. нотариусом, занимающимся частной практикой, – в случае, если к моменту возврата судом, прокуратурой, органами следствия такому нотариусу нотариальных документов соответствующее номенклатурное дело передано в нотариальный архив;

3.7.3. нотариальной палатой – в случае, если к моменту возврата нотариальных документов соответствующее номенклатурное дело передано в нотариальный архив, а нотариус, в производстве которого находились номенклатурные дела, в состав которых входили изъятые нотариальные документы, прекратил осуществление нотариальной деятельности.

[1]  В случае, когда передаются номенклатурные дела нотариуса, занимавшегося частной практикой, который был освобожден от полномочий по решению суда либо полномочия которого были прекращены в связи с его смертью.

[2] Указываются в случае передачи номенклатурных дел нотариуса, сложившего полномочия, находившиеся на временном хранении у нотариуса, занимающегося частной практикой, и передачи номенклатурных дел нотариуса, который был освобожден от полномочий по решению суда либо полномочия которого были прекращены в связи с его смертью, переданные в нотариальный архив в соответствии с абз. 3, 4 п. 2.1. настоящего Положения.